窓の大きな会議室

多目的に利用可能!「貸会議室」を有効的に活用しよう!

貸会議室とは、一時的にスペースを提供してくれるサービスです。最近では、会社のコストを減らす為に自分の会社の面積を広くし過ぎない傾向もあり、その分何か広いスペースを要する事がある場合に、貸会議室を活用するケースが増えています。では、貸会議室を利用する良さは一体どんな所にあるのでしょうか。ここでは、貸会議室の活用と利用するメリットについてご紹介します。

陽の入った部屋

貸会議室の活用について

貸会議室は、色々な目的に合わせた空間を作る事が出来ます。多目的に使用が出来、一般の方から会社の方まで利用が可能で利用する人を限定しません。なので、幅広い方々が便利に活用出来るのが貸し会議室です。

貸会議室の活用事例

  • 会社や企業の会議
  • 講義や研修
  • 採用面接会場
  • 宴会やパーティー会場 等

このように、色々な目的に合わせて利用する事が出来ます。また、貸会議室は必要な空間スペースを借してくれるだけのサービスだけでなく、他にも利用される方が快適に利用出来る様なサービスを提供しています。

その他のサービス内容

多様なオプション
  • コピーボード
  • ホワイトボード
  • スクリーン
  • プロジェクター
  • 文房具 等
飲食サービス
  • ケータリング
  • 休憩タイムの喫茶サービス
会議室のセッティング
会場のレイアウトやセッティングを行ってくれる

このように、利用者の方の必要な要望に対して応えられるサービスが充実しています。なので、初めて貸会議室を利用する方でも安心して活用する事が出来ます。

大きな写真が飾られた部屋

貸会議室を利用するメリットとは?!

色々な用途で活用する事が出来る貸会議室は、お手軽に活用する事が出来るのでリピーターの方も多くいます。自分達で場所をセッティングする場合は、一から準備をしなくてはならない為、時間も労力も掛かって色々大変な事が多いですよね。そんな便利に活用出来る貸会議室ですが、利用者にとっての具体的なメリットについてご紹介します。

必要な時のみ借りる事が出来る

自分達が会議室等の広い部屋を保持している場合、自分達の必要に応じてその空間を利用する事が出来ます。しかし、広い会場を必要としない時は、その場は無駄な空間になってしまいます。また、都会の中心部等にオフィスを構えている会社等は、会社を維持する為の維持費も高いです。それに加えて、あまり活用する事のない部屋を維持する事になると、維持する為のコストも高くつきます。

その点、貸会議室であれば自分達の必要な時のみ使用する事が出来るので、無駄なコストが掛かる事が無くメンテナンスも必要ない為、会社の人件費削減にも繋がります。

会議室を使用する機会があまり無い場合、会議室の維持費と貸会議室を利用した場合の料金比較をしてみましょう。維持費が大きく掛かる場合、貸会議室の利用に切り替えてみるのがおススメです。

用途に合わせた会場のレイアウトを選択出来る

貸会議室は、利用する内容や目的に合った部屋を借りる事が出来る点もメリットの一つです。自分達で会場をセッティングする場合は、参加する方の人数、目的に合った会議室を用意しておく必要があります。自分達が保持するスペースを使用する際は、その空間内ですべてをセッティングする必要があるので制限される事も出てきたり、参加者に我慢をしてもらわなくてはならない事も生じてきます。身内で行う場合であれば多少の我慢も問題ありませんが、外部の人が集客する場合は迷惑を掛けてしまいます。しかし、貸会議室を利用すれば、目的に合った適切な部屋を探す事が出来、その部屋を自在に利用する事が可能になります。空間と場所が決まれば、後は予約をすれば会議を確保出来るので、大変便利です。

様々なサービスが提供されている

貸会議室は、会議を行う為に必要な設備やサービスも色々用意されています。自分達で会議をする為の設備等をセッティングしようと思うと、設備が無い場合は購入しなければならなかったり、設備があったとしてもメンテナスを要する事もあります。しかし、貸会議室であれば既に設備が用意されておりメンテナンスも行き届いているので、低コストで設備を利用する事が可能です。必要な時のみ使用する事になるので、自分達に掛かてくるコストを削減する事も出来ます。

交通の便利さや場所の立地から会場を選択出来る

外部からの人や他の事務所のスタッフ等を招待して会議等を行う場合、会場まで来てもらう為の移動時間や利便性についても配慮する必要があります。会場までの交通の便があまり良くなかったりすると、会議に参加するだけで大変な時間と労力が掛かってきます。招待した相手の都合によっては、移動時間の問題で会議自体が開催出来ないケースも生じてきます。

その為、このような問題が発生しない為にも、貸会議室は交通の便が良い場所を借りるようにする事がポイントです。簡単に会場まで来る事が可能になるので、招待した相手も負担に感じません。

ガラスで区切られた部屋

貸会議室を借りる時のポイントとは?!

実際に貸会議室を借りるとなった際、どんな所に気を付けて借りたら良いのでしょうか。折角、貸会議室を借りるのであれば、失敗しない場所選びをしたいですよね。ここでは、貸会議室を借りる際の注目したい4つのポイントについてお伝えします。

1.利用目的と料金を比較する!

貸し会議室を借りる際は、利用目的に合った会場選びが大切です。料金をなるべく抑えて会場セッティングを行いたいですが、場の雰囲気と言うのは参加者の満足度にも繋がっています。目的と来客層を考慮しながら、会場と金額を照らし合わせる事が大切です。

2.人気会場は予約必須!

就職説明会や株主総会等は、毎年貸し会議室を利用する目的として常連になります。貸会議室の利用目的によっては、実施する時期が他の所と重なってくる事もあります。なので、開催時期が早い段階で決まっている場合には、早めに予約をして人気会場を先に確保しておく事がおススメです。

3.キャンセル料金の確認!

<一般的な予約手続き>
1.空き状況を確認した後「仮予約」
2.一定期間内に利用料金を全額、または、一部を支払い「本予約」
予約後のキャンセルには「キャンセル料」が発生します。期日が近くなる程にキャンセル料も割り増していきます。会場を押える際は、必ずキャンセル料に関しても確かめておく事が大事です。

4.持ち込み機材との相性!

一般的に会議での発表やプレゼンテーションのスライドは、プロジェクターを使用して行います。自分達で使用する機材を全て持参する場合は心配ありませんが、プロジェクターのみレンタルする場合等には、新式のPCには対応出来ない事もあるので、必ず自分のPCとレンタルした機材の相性を確認する必要があります。事前確認を行って、必要な機材を準備してもらえるか、自分達で持参しなければいけないのか等、確認するようにしましょう。

茶色をメインにしたオフィス

まとめ

貸会議室は、自分達の都合に合わせてその時々に利用が可能で、自分達の準備も最低限で済む為大変便利です。各会社によって料金やサービス提供が異なるので、会場を借りる際は参加した方の満足度や良い印象を持ってもらう事を念頭に置きながら、料金も考慮して目的に合った適切な会場選びをする事が大切です。是非、今回ご紹介した利用のメリットやポイントを参考にしながら、貸会議室の比較・検討をしてみて下さいね。